W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu online delegowanie zadań stało się nieodzownym narzędziem dla osób zarządzających. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, start-up czy duże przedsiębiorstwo, umiejętność skutecznego delegowania zadań może znacznie przyspieszyć rozwój Twojego biznesu. 

Oto kilka wskazówek dla Ciebie związanych ze sprawnym delegowaniem zadań. 

Początkowo ten artykuł miał ok. 12.000 znaków, dlatego wskakuje na bloga w dwóch częściach. Teraz zapraszam Cię na pierwszą z nich.

Zapraszam Cię na konferencję online u Kasi Aleszczyk w dniach 19-23.06.2023. 

We wtorek 20.06.2023 występuję ja! Opowiem o wyzwaniach i trudnościach w delegowaniu zadań. 

Jest to już 5 edycja tej konferencji online i to trudności z wyzwaniami, jakie stawiają przed nami nasze biznesy online, są hasłami przewodnimi w tym roku.

Sama konferencja to merytoryczne wystąpienia praktyków biznesów online i 2 dni mastermindów z prelegentami.

Do wyboru masz 2 opcje dołączenia do konferencji:

1. z Biletem BASIC (KLIK) korzystasz bezpłatnie w dniach 19-23 czerwca 2023 r.
2. z biletem VIP (KLIK*) dodatkowo korzystasz z prezentacji na zawsze, otrzymujesz dostęp do AkademiiJZN Kasi Aleszczyk i prezentów od prelegentów o łącznej wartości ponad 2500 zł! Od siebie także dorzucam tam fajne 2 szkolenia!

Więcej o konferencji dowiesz się tutaj. 

*link afiliacyjny – gdy z mojego linku zakupisz konferencję, ja zarobię kilka groszy. Będzie mi miło, jeśli z niego skorzystasz. 

Wybierz odpowiedni moment i zadanie do delegacji

Delegowanie zadań wymaga dokładnego zrozumienia swoich własnych obowiązków oraz kompetencji swojego zespołu. 

Zanim przystąpisz do delegowania, musisz być pewna, że dana osoba jest odpowiednio wykwalifikowana i ma umiejętności potrzebne do wykonania danego zadania. Zadania, które są powtarzalne, czasochłonne lub nie wymagają Twojej osobistej obecności, nadają się doskonale do delegacji.

Aby osiągnąć sukces w delegowaniu zadań, konieczne jest wybranie odpowiedniego momentu oraz właściwego zadania do przekazania innym osobom. Oto kilka aspektów, które warto wziąć pod uwagę:

1. Kompetencje i umiejętności: przy wyborze zadania do delegacji należy uwzględnić umiejętności, kompetencje i doświadczenie członków zespołu. Warto zlecić zadanie osobie, która posiada odpowiednie kwalifikacje i potencjał do jego wykonania. Jeśli ktoś jest bardziej kompetentny w danej dziedzinie niż Ty, może być sensowne przekazać mu odpowiedzialność za to konkretne zadanie.

2. Obciążenie pracą: jeśli sama jesteś już przeciążona pracą lub masz inne ważne zadania do wykonania, warto rozważyć delegowanie części obowiązków. Może to pozwolić Ci skupić się na najważniejszych zadaniach, a jednocześnie dać innym możliwość rozwoju i aktywnego udziału w projekcie.

3. Motywacja i zaangażowanie: wybierz osobę, która jest zmotywowana i zaangażowana w sukces projektu. Delegowanie zadania osobie, która jest zainteresowana jego wykonaniem, może przynieść lepsze rezultaty. Osoba odczuwająca satysfakcję z realizacji powierzonych obowiązków będzie bardziej skłonna do zaangażowania się w projekt i dążyć do osiągnięcia celu.

4. Harmonogram i priorytety: odpowiednio rozplanuj zadania i priorytety, zanim przystąpisz do delegowania. Zidentyfikuj zadania, które mogą zostać przekazane innym członkom zespołu, uwzględniając terminy realizacji i ich znaczenie dla projektu. Wybierz moment, gdy delegacja nie spowoduje opóźnień lub negatywnych konsekwencji dla harmonogramu.

5. Dostępność i komunikacja: przed delegowaniem upewnij się, że osoba, której przekażesz zadanie, jest dostępna i ma odpowiednie zasoby do wykonania pracy. Zapewnij jasne wytyczne, określ oczekiwane rezultaty i regularnie komunikuj się w celu monitorowania postępów.

Wybór odpowiedniego momentu i zadania do delegacji jest istotny dla skutecznego zarządzania. Przemyślane podejście, uwzględniające kompetencje, obciążenie pracą, motywację, harmonogram i komunikację, pozwoli lepiej zarządzać twoją działalnością.

Wyjaśnij jasno cele i oczekiwania

Aby delegowanie zadania było skuteczne, ważne jest, aby wyjaśnić cel i oczekiwania dotyczące zadania. 

Określ, jakie rezultaty oczekujesz, jakie są terminy oraz jakie są kluczowe wskaźniki sukcesu. 

Upewnij się, że osoba, której delegujesz zadanie, ma pełne zrozumienie i jest w stanie realizować je zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.

Wyjaśnienie celów pozwala Wirtualnej Asystentki czy twojemu pracownikowi zrozumieć, dlaczego dana praca jest istotna i jak wpisuje się w ogólną strategię organizacji. 

Przed delegowaniem zadania warto przemyśleć, jakie cele są z nim związane i jakie rezultaty powinny zostać osiągnięte. Wyraźne sprecyzowanie celów pozwoli współpracującym z tobą osobom skoncentrować się na odpowiednich priorytetach i dostarcza im motywacji do wykonania pracy.

Oczekiwania, jakie każdy może mieć, odnoszą się do standardów, jakości i terminów, które muszą zostać spełnione przy realizacji zadania. Kiedy jasno komunikujesz swoje oczekiwania, współpracownicy dostaną klarowny obraz tego, czego od nich oczekujesz. Mogą skoncentrować swoje wysiłki na spełnieniu tych wymagań i dostarczeniu rezultatów zgodnie z twoimi oczekiwaniami.

Jasne wyjaśnienie celów i oczekiwań jest kluczowe dla skutecznego delegowania zadań z kilku powodów:

1. Unikanie niejasności: jasne wyjaśnienie celów i oczekiwań pomaga uniknąć niejasności i nieporozumień. Twoi współpracownicy będą mieć jasność co do tego, czego od nich oczekujesz, co pozwoli uniknąć pomyłek i błędów wynikających z braku zrozumienia.

2. Motywacja i zaangażowanie: gdy Wirtualna Asystentka lub współpracownicy rozumieją, dlaczego wykonują daną pracę i jakie rezultaty powinny zostać osiągnięte, są bardziej zmotywowani i zaangażowani. Mają jasne wskazówki co do tego, jakie cele mają osiągnąć, co może pomóc w zwiększeniu ich zaangażowania w wykonywanie zadania.

3. Skuteczność i efektywność: wyjaśnienie celów i oczekiwań umożliwia pracownikom skoncentrowanie się na odpowiednich priorytetach i dostarczenie rezultatów zgodnie z oczekiwaniami. Pozwala to na zwiększenie skuteczności i efektywności działań, ponieważ pracownicy wiedzą, jakie standardy muszą spełnić i jakie rezultaty należy osiągnąć.

4. Monitorowanie postępu: jasne wyjaśnienie celów i oczekiwań ułatwia wszystkim monitorowanie postępu i ocenę wyników. Możesz porównać faktyczne rezultaty z oczekiwania. Wnioski mogą być ciekawe 😉