Początkiem 2025 roku weszłam w nową współpracę jako Projekt Manager. W zespole Klienta były już 4 Wirtualne Asystentki, ale co kilka tygodni klient sam „wymieniał” team na nowy, niemal cały, bo jedna z Dziewczyn pracuje tam od lat i jest taką głową i prawą ręką klienta. Początkowo robiłam swoje i obserwowałam. W taki sposób minęły 2 miesiące i 7 nowych WA przyszło i odeszło, a klient szukał nadal… odpowiednich osób.

I wiesz co? To nie był problem braku chętnych. To nie był też problem braku kursów ani umiejętności technicznych. To był problem współpracy. Tego, jak pracować z klientem w biznesie usługowym, żeby nie być „kolejną osobą w zespole”, tylko kimś, kogo nie chce się wymieniać co kilka tygodni.

Kiedy klient „wymienia” Wirtualne Asystentki, to nie zawsze chodzi o kompetencje

Potem sama szukałam do Zespołu WA i powiedziałam tak: jest ciężko o naprawdę dobrą, samodzielną osobę, której nie trzeba prowadzić ciągle za rękę, naprawiać co rusz jakichś fuckupów i sprawdzać każdy szczegół. I piszę to z pełną odpowiedzialnością, nie dlatego, że tych osób nie ma. One są. Tylko jest ich mniej, niż nam się wydaje.

Z perspektywy klienta problem bardzo rzadko brzmi: „Nie umie Canvy” albo „Nie zna WordPress’a”. Problem brzmi raczej: „Muszę wszystko sprawdzać”, „Nie czuję, że ktoś myśli razem ze mną”, „Zamiast odciążyć – dokładam sobie pracy”. A w biznesie usługowym to jest czerwona lampka. Bo klient nie szuka tylko wykonawcy zadań. Szuka kogoś, kto rozumie, że współpraca to odpowiedzialność za efekt, a nie tylko odhaczanie punktów z checklisty.

I tu zaczyna się temat, o którym mówi się za mało: samodzielność i proaktywność.

Samodzielność i proaktywność, czyli dwie rzeczy, o których klienci mówią szeptem

Znam też z praktyki drugą stronę medalu: kiedy zaczynałam, sama robiłam dużo błędów, ale wyróżniała mnie (i chyba nadal tak jest) jedna rzecz: samodzielność.

Nie byłam idealna. Nie wiedziałam wszystkiego. Popełniałam błędy. Ale nie czekałam, aż ktoś mi powie, co mam zrobić krok po kroku. Jeśli coś było niejasne, to szukałam rozwiązania. Jeśli coś nie działało, mówiłam o tym. Jeśli widziałam, że można coś usprawnić, to proponowałam rozwiązanie.

Dzisiaj nadal wielu WA brakuje tej samodzielności i tego, o czym tylko czasami wspominają klienci, a najbardziej na tym im zależy, czyli: proaktywności. Takiego klasycznego wchodzenia i mówienia, że coś jest nie tak, proponowania rozwiązań, zanim sam klient o to poprosi.

I to dotyczy nie tylko Wirtualnej Asystentki. To dotyczy każdego biznesu usługowego. Bo klient nie chce mieć wrażenia, że zatrudnił dodatkowy obowiązek. On chce mieć poczucie, że ktoś przejął odpowiedzialność za kawałek jego biznesu. Tu mam na myśli zadania, jakie realizuje taka osoba w ramach współpracy. 

Dlaczego nie mogę dać pracy każdej WA, która do mnie przychodzi?

Przyznam, sama mam dziś ten problem, aby znaleźć takie osoby. Owszem, mam to szczęście i mam kilka takich osób w moim Zespole, ale (niestety ;P) Dziewczyny muszą jeszcze spać i nie mogą pracować całej doby, 7 dni w tygodniu, 52 tygodni w roku… dlatego ciągle szukam kolejnych osób do Zespołu.

Oczywiście z różnym skutkiem. I jest mi przykro. Tak po ludzku smutno, kiedy widzę potencjał, ale nie mam czasu, aby inwestować w takie osoby moich zasobów, aby je przeszkolić, pokazać jak postępować z klientem i być w tych współpracach coraz lepszą. A chciałabym, bardzo bym chciała, dać pracę każdej Wirtualnej Asystentce, każdej osobie, która swój biznes opiera na wsparciu innych biznesów za pomocą swoich usług i jaka po to do mnie przychodzi.

Tylko że biznes usługowy to odpowiedzialność. Za klienta. Za jakość. Za termin. Za efekt. Jeśli mam wprowadzić kogoś do Zespołu, muszę mieć pewność, że ta osoba nie będzie wymagała ciągłego prowadzenia za rękę. Że umie współpracować. Że rozumie, że „robię zadanie” to za mało, chodzi o to, żeby klient czuł się spokojny.

I to właśnie dlatego ten temat jest dla mnie tak ważny.

Jak pracować z klientem w biznesie usługowym, żeby był zadowolony i polecał Cię dalej?

Zatem, jak współpracować z klientem, aby ten był zadowolony i polecał współpracę z nami dalej?

Po pierwsze: przestać myśleć jak „osoba od zadań”, a zacząć myśleć jak partner w biznesie. To oznacza, że nie czekasz biernie na listę rzeczy do zrobienia. Analizujesz, dopytujesz, proponujesz. Jeśli widzisz, że coś nie działa, mówisz o tym. Jeśli coś można zrobić lepiej, wychodzisz z inicjatywą. Klient nie zawsze ma przestrzeń, żeby to zauważyć. Ty możesz.

Po drugie: komunikacja. I nie chodzi o to, żeby pisać 10 wiadomości dziennie. Chodzi o to, żeby jasno ustalać zasady, potwierdzać ustalenia, informować o ryzykach, zanim staną się problemem. W biznesie usługowym ogromną wartością jest przewidywalność. Klient chce wiedzieć, że panujesz nad swoim obszarem.

Po trzecie: odpowiedzialność za efekt. Nie za „wysłany plik”. Nie za „wrzucony post”. Tylko za to, czy to, co robisz, realnie wspiera biznes klienta. To jest ta różnica, która sprawia, że ktoś zostaje w zespole na lata, jak ta jedna Dziewczyna, która była prawą ręką klienta, a ktoś inny pojawia się na dwa miesiące i znika.

I wreszcie: proaktywność. Wchodzenie i mówienie, że coś jest nie tak. Proponowanie rozwiązań, zanim sam klient o to poprosi. To jest poziom wyżej. I to jest poziom, który powoduje, że zaczynasz dostawać polecenia, a nie tylko pojedyncze zlecenia.

O tym właśnie opowiadam!

W lutym 2026 poprowadzę szkolenie online „Jak pracować z klientem”, podczas którego pokażę Ci, jak ja to widzę z mojej perspektywy, czyli osoby, która jest wirtualną asystentką (pracuję cały czas od 2017 roku 1:1 z klientami między 100 a 200 godzin miesięcznie), a od 2020 roku zarządzam także zespołem i rekrutuję kolejne osoby do współpracy.

Opowiem:

• czego naprawdę oczekują klienci w biznesie usługowym,
• jakie błędy najczęściej przekreślają współpracę,
• jak budować relacje, które trwają latami,
• i jak stać się osobą, której nie trzeba „wymieniać”.

To szkolenie będzie jak konkretne spojrzenie z drugiej strony stołu. Dlatego, jeśli czujesz, że chcesz wejść poziom wyżej we współpracy z klientami, zapisz się TUTAJ i zobacz, czy to coś dla Ciebie.

A jak Ty dziś pracujesz z klientami? Co działa, a co Cię frustruje?

Możesz podzielić się swoim zdaniem w komentarzach.